In de ALV 05-03-'12 is verzocht tot inzage van de veranderingen in de Statuten en Huishoudelijk Reglement. Om de Statuten en Huishoudelijk Reglement te wijzigen dient 40% van de leden aanwezig te zijn  (quorum) in een ALV en dient minimaal 2/3 akkoord te gaan met de wijzigingen. Onderzoek geeft aan dat een wijziging van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement rond de € 2.500 inclusief BTW bedragen. Gezien de praktische hobbel rond het quorum en de hoogte van de kosten hebben de aanwezige leden gevraagd tot inzicht in de veranderingen. De centrale vraag is of deze kosten (€ 2.500) opwegen  tegen de baten (het aanpassen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement).

Onderstaand treft u de grote voorgestelde wijzigingen aan:

  • Artikel m.b.t. verenigingsjaar (van september tot september) is van geen toegevoegde waarde, verzoek deze te laten verdwijnen; 
  • Moment van facturatie contributie veranderen naar 01-11-'11 conform besluit ALV 11-04-'11;
  • Opzeggingen dienen 1 maand voor facturatie te worden opgezegd om onjuiste contributiefacturen te voorkomen. Leden die opzeggen voor 1 oktober ontvangen de factuur van 1 november dan daarmee niet;
  • Verzoek om het aantal bestuursleden te verhogen van 5 naar 7, dit om mensen alvast te laten wennen aan een bestuursfunctie zonder daarbij een vaste bestuurstaak te vervullen. Deze 2 extra bestuursleden worden benoemd in de functie van 'Algemeen Bestuurslid';
  • Voorzitter en penningmeester tekenen voortaan samen de jaarrekening i.p.v. alleen de penningmeester;
  • Constructie om Statuten en Huishoudelijk Reglement aan te passen is nu niet praktisch; het quorum is nu 40 % voor zowel Statuten als Huishoudelijk Reglement en 2/3 van de aanwezigen moet voor stemmen. Voor de Statuten wordt het quorum aangepast naar 10% en 2/3 stemmen voor. Voor aanpassing van het  Huishoudelijk Reglement een quorum naar 5% en 2/3 stemmen voor. Dit lijkt een meer praktische invulling gezien het aantal leden;
  • Voorstel om de organisatie van het evenement Huttendorp in de speeltuin aan de besturen van Stichting Huttendorp en Buurt- en Speeltuinvereniging om het wel of niet in de speeltuin te houden over te laten. Allereerst moet Stichting Huttendorp het willen organiseren in de speeltuin. Indien deze intentie er is, is het vervolgens aan de besturen om hier nader afspraken over te maken binnen de geldende regelgeving. Het staat nu geformuleerd als een verplichting vanuit Buurt- en Speeltuinvereniging Kralingseveer, terwijl de organisatie van het evenement Huttendorp bij Stichting Huttendorp ligt. De vraag is dan ook of de functie van coördinator Huttendorp daarmee nog noodzakelijk is, als beide besturen hierover besluiten.
  • Bedrag van minimale Donatie is nu gesteld op € 10,-, lijkt praktischer om dit te laten vaststellen in de ALV zodat het Huishoudelijk Reglement niet hiervoor hoeft te worden aangepast;
  • Ledenadministratie verantwoordelijkheid verschuift van secretaris naar penningmeester doordat nu de ledenadministratie onderdeel is van de financiële administratie; 
  • Functie van coördinator financiën verdwijnt. De kascontrolecommisie komt 4 keer per jaar langs (straks mogelijk 2 keer, zie volgende aanpassing) en heeft inmiddels live inzicht in de boekhouding via internet en kunnen het gehele jaar live controleren. Daarnaast zijn er nu kassasystemen aanwezig;
  • Frequentie van de kascommissie is nu 4 keer per jaar het verzoek is  om dit te verlagen naar 2 keer per jaar;
  • Alcoholgebruik en aanwezigheid van alcoholhoudende dranken dient in overeenstemming te zijn met de geldende exploitatievergunning en de vergunning vanuit de Drank- en Horecawet of een verkregen evenementenvergunning;
  • Bestuur vergadert minimaal 10 keer per jaar i.p.v. de nu gestelde 12 keer per jaar;
  • Daarnaast zijn er dubbels en overlappingen tussen Statuten en Huishoudelijk Reglement. Voorstel is dan ook om zowel de Statuten als het Huishoudelijk Reglement te laten opstellen door hetzelfde advocatenkantoor.
Als de Statuten en het Huishoudelijk Reglement moeten worden aangepast volgens de leden, dan betekent dit dat vervolgens het bestuur opdracht geeft om de bovenstaande wijzigingen door te voeren aan een advocatenkantoor.  Vanaf dat moment is er ook een verplichting om de factuur van rond € 2.500 te voldoen. Vervolgens zullen de nieuwe Statuten en Huishoudelijk Reglement volledig en tijdig ter inzage liggen in het clubgebouw en op de website worden geplaatst. Als formele bekrachtiging zal er in een bijzondere ALV over de nieuwe Statuten en Huishoudelijk Reglement moeten worden gestemd met het huidig geldende quorum (40% van de leden) en dient 2/3 van de aanwezige leden voor te stemmen.
 
Kortom, er is nu nog niks in gang gezet. Het doel is om alleen inzage te geven in de wijzigingen die het bestuur voorstelt zoals de leden hebben verzocht.